Документооборот 2.0 в мире и в России

Системы электронного документооборота (СЭД) и родственные им системы управления корпоративным контентом (ECM), которые получили большее распространение на западе, как и все остальные ИТ-системы постепенно переходят на технологии Enterprise 2.0. Им это дается с трудом, особенно в России. Ведь СЭД и ECM - довольно старые, консервативные технологии/системы, а старикам сложно меняться. Тем более, что основные пользователи СЭД и ECM - крупные компании, и обновить систему в каждой - очень сложно. Тем не менее, прогресс не остановить. Давайте посмотрим, на каком этапе находится внедрение технологий Enterprise 2.0 в СЭД и ECM в мире и в России:

Web



СЭД/ECM появились довольно давно, поэтому и Web-технологии в них начали внедрять еще даже раньше чем в других ИТ-системах. Ведь уже давно стало понятно, что Web-интерфейс снижает стоимость системы, облегчает ее администрирование, предоставляет возможность доступа через интернет. Лидеры мирового рынка Documentum и Open Text еще в 90-х годах перешли на Web-технологии. На данный момент все ведущие ECM имеют веб-интерфейс, либо рассчитаны на использование портала в качестве веб-интерфейса. А вот большинство российских СЭД почему-то до сих пор используют толстый десктоп-клиент и в лучшем случае предоставляют веб-расширения для Sharepoint. Отметим наши полностью веб-ориентированные системы PayDox и Naumen DMS.

SaaS/Cloud



Если с внедрением web-интерфейса у СЭД/ECM проблем не было, то с переносом СЭД в облако возникла очевидная проблема - контент, которым управляют эти системы (файлы, документы, медиа...) необходимо тоже переносить в облако (а это могут быть гигабайты информации). Но страшен не только одноразовый перенос, а то что пользователям придется каждый раз скачивать (тяжелый) документ, а затем закачивать его обратно. Однако в последнее время облачная память очень подешевела. А главное, появились онлайн редакторы (например Google Docs) и онлайн просмотрщики (например Scribd). В результате теперь контент может создаваться в облаке, редактироваться и просматриваться в облаке без необходимости скачки/закачки.

Что касается модели SaaS и аренды приложений, то как и в других ИТ-сферах, клиенты с трудом отдают свои документы и другой контент на сохранение сторонним провайдерам. Но сокращение стоимости и экономия времени все же заставляют их переступить через свой страх.

Наиболее активно на западе в облака продвигаются Alfresco, Sharepoint, SpringCM, KnowledgeTree. Есть уже услуги хостинга Documentum. У нас можно отметить разве что хостинг EOS for Sharepoint на Parking.ru и демо-хостинг DocsVision Live.

Mobile



Мобильные бизнес-приложения расцвели с развитием облачных технологий (т.к. они обычно получают данные из облака). И т.к. в сфере СЭД/ECM переход в облако немного затормозился, то и мобильный доступ к СЭД тоже пока в начальной стадии. Все осложняется слишком большим разнообразием мобильных платформ. Поэтому даже Sharepoint может похвастаться полноценным мобильным доступом разве что на Windows Phone. Пожалуй, наибольшего успеха в мобильном мире добилась система Adobe LiveCycle, доступная на всех основным мобильных платформах. Из наших вендоров отметим недавнее пришествие PayDox на iPad, мобильные веб-интерфейсы от ELMA и Directum.

Кроме того, недавно Корус Консалтинг объявил о разработке "мобильного офиса" для ECM систем, который способен работать на iOS (iPhone, iPad), Android, Windows Mobile и поддерживает системы Documentum, Open Text, Oracle UCM, 1C:Документооборот, Alfresco, SharePoint. Правда, как это обычно бывает с Корус Консалтинг - посмотреть на этот "мобильный офис" - пока негде.

Social



Правда в том, что "документ" - объект, вокруг которого построены СЭД/ECM - это устаревшая технология, придуманная в расчете не на компьютеры, а на бумагу. Поэтому, теперь, когда омолодившиеся рабочие коллективы лучше понимают не язык "документов", а язык "социальных сетей" - документооборот уступает место социальным инструментам для коммуникаций и совместной работы. "Статические" документы уступают место "динамическим" wiki, дискуссиям, рейтингам. В системах управления документами появляются профайлы, блоги, микроблоги, форумы. Alfresco, Sharepoint, OpenText становятся все больше похожими на Facebook. В наших СЭД - пока форум - это вершина социального взаимодействия. Отметим лишь тот же PayDox.

Mashup



Мэшапы - приложения, комбинирующие данные из многих источников при помощи web API-интерфейсов. И можно сказать, что ECM вендоры - главная движущая сила внедрения таких web API-интерфейсов. А пару лет назад даже произошло чудо - ведущие ECM вендоры (Microsoft, IBM, EMC, Open Text, Alfresco, Oracle, SAP) объединились для принятия общепринятого web-стандарта CMIS, который позволяет бизнес-приложениям очень просто "общаться" с любыми источниками информации в том числе и для создания мэшапов. К сожалению, наши разработчики СЭД пока о внедрении CMIS только рассуждают.