SharePoint Team Services - организация совместной работы в Web-стиле

Сегодня Microsoft представила новую версию своего офисного пакета Office XP, в составе которого появился интересный инструмент для совместной работы SharePoint Team Services. Впрочем, это не абсолютно новая технология, а новое название для пакета веб-расширений Office Server Extensions. Но в отличии от своего предшественника, SharePoint Team Services представляет собой веб-приложение, которое работает не в Outlook, а в интернет-браузере. Sharepoint Team Services позволяет создавать интранет или экстранет сайты для совместной работы и доступа к нужной информации. Для упрощения создания сайтов используется технология Web Parts (веб-частей) о которой мы уже писали. Одна из наиболее важных функций Sharepoint Team Services - организованное хранилище общих документов и файлов.

Можно создавать любое число папок и хранить в них любое количество документов. Однако библиотеки Team Services не могут быть организованы в иерархию, как каталоги диска, поэтому привычные вложенные каталоги, в которых хранится документация, нельзя напрямую перенести в SharePoint Team Services. Кроме того, нет системы контроля версий и возможности блокировать изменения в общем документе.

Для каждой папки (библиотеки) можно указать шаблон, на основе которого должны создаваться документы. Документы, хранящиеся на сервере SharePoint Team Services, индексируются стандартной системной службой Indexing Service и по ним можно проводить полнотекстовый поиск.



Кроме библиотек документов в SharePoint Team Services можно создавать списки и обсуждения. В форме списков представляются Извещения, События, Задачи, Контакты, Ссылки, Опросы и т.д. Извещения и События примерно соответствуют календарю Outlook - они содержат информацию о предстоящих встречах, мероприятиях, а также объявления и анонсы. Кроме того, Задачи практически полностью повторяют одноименный раздел Outlook. Список контактов служит для хранения коллективной адресной книги (ее можно импортировать из Outlook).

Пользователи SharePoint Team Services могут создавать собственные списки самостоятельно, а также изменять структуру стандартных. Для этого предусмотрен простой и очень удобный Web-интерфейс.  Для всех полей можно указать диапазон допустимых значений, признак обязательного заполнения и значение по умолчанию. Любой список экспортируется в электронные таблицы Microsoft Excel, и наоборот, если в Excel есть готовая таблица, из нее создается новый список в SharePoint.

Для общения сотрудников SharePoint Team Services предоставляет Доски обсуждений - древовидные форумы. Несмотря на свою простоту, это довольно удобный и эффективный инструмент, структурирующий обсуждаемую тему и протоколирующий сообщения всех сторон. Обсуждения могут быть привязаны к конкретным документам и даже произвольным Internet-сайтам. Когда любой работник открывает документ или заходит на узел, по поводу которого высказались другие, он сразу видит в верхней части окна содержимое, а в нижней - замечания, построенные в виде доски обсуждений.

На любой список, документ, папку, библиотеку или доску обсуждений можно "подписаться" - определить, какие изменения выбранного объекта вас интересуют (добавление, удаление, редактирование), и получать уведомления по электронной почте всякий раз, когда данные изменения происходят.

Разграничение прав доступа в SharePoint Team Services реализовано неудачно. Внешний вид сайта остается одинаковым как для администратора, так и для постороннего посетителя - такие ссылки, как Настройки узла или Добавить элемент, остаются видимыми и, более того, доступными для навигации. Так, пользователь, которому разрешено только просматривать список, может выбрать команду Добавить элемент, заполнить все поля и, лишь нажав на Сохранить изменения, узнать, что эта функция ему недоступна.

На данный момент SharePoint Team Services включены в состав офисного веб-редактора MS Office FrontPage, однако в Microsoft обещают сделать их частью операционной системы Windows. И, разумеется, в таком случае этот инструмент станет очень популярным.