Зачем нужен SharePoint: просто и с юмором

«Во всякой организации по меньшей мере 50% всего расходуется впустую – 50% людей, 50% усилий, 50% пространства и 50% времени» – так считает Роберт Таунзенд. Почему в поисках эффективности, многие так и не достигают её? В чём секрет эффективной работы ваших подчинённых и Вас самих? В самой эффективности тоже есть свои тонкости и секреты. Корпоративный портал на базе платформы Microsoft SharePoint — это эффективное средство для управления коллективной работой в современной динамично развивающейся компании. Работа с использованием корпоративного портала позволит вам перейти на новый уровень совместной работы и использования файлов, помогая повысить эффективность процессов и производительность труда сотрудников, обеспечить скорость и гибкость, а также сократить эксплутационные расходы. Представленные видео являются доказательством тому.

1. SharePoint для небесной канцелярииВ 2009 году компания Microsoft выпустила забавный мультик, который в смешной форме иллюстрирует, каким полезным может быть корпоративный портал даже в условиях галактики. Похоже на то, что неспроста авторы сделали такое сравнение с внеземными цивилизациями, поскольку жизнь современного человека и вправду нынче летит на ультразвуковой скорости. Уверена, что в жизни каждого из вас бывали ситуации, когда вы опаздывали на важное мероприятие (совещание, презентация, конференция и т.д.). Кажется, в эти моменты весь мир настроен против вас: транспорт ломается или стоит в пробке, лифт закрывается прямо перед вами, кругом очереди из таких же людей, как Вы – со своими планами и… лимитом времени. В такие минуты понимаешь, что все спланировать невозможно, ведь мы зависимы от внешних обстоятельств. Но начальство такую отговорку не принимает. К тому же, обычно человек, который ищет отговорки, ни на что другое не способен. «Наше благополучие зависит от наших собственных решений,» как сказал Д.Рокфеллер. Спасением для существа из галактики стало использование SharePoint. SharePoint – это:комплекс для налаживания коммуникаций внутри компании, созданный с учетом требований бизнеса;обеспечение безопасного обмена информацией;обеспечение мобильности;интеграция с другими бизнес-приложениями Microsoft;экономия рабочего времени за счет повышения эффективности при общении с коллегами;экономия средств на телефонные переговоры и командировки;Начальство не должно поощрять сверхурочную работу. Лучший способ произвести на руководство впечатление – это показать результаты в нужное время и отправиться домой расслабляться. Похоже, авторы намекают на то, что использование продукта SharePoint способствует борьбе с демографическим кризисом. Да-да, у вас хватит времени, чтобы уделить максимум внимания своей семье, даже если она будет состоять из 10 человек. Таким образом, SharePoint повышает продуктивность.2. Магия волшебной палочки SharePointЭто видео также создано с хорошей долей чувства юмора, поднимает настроение и в веселой форме представляет преимущества SharePoint.Создавать документы так легко, найти их потом вот это задача. «Именно то, как вы собираете, организуете и используете информацию, определяет, победите вы или проиграете,» – говорил Билл Гейтс. Как привести в порядок мои документы, когда в компании хаос, неподвластный человеческому разуму? Вам нужен SharePoint. SharePoint – конструктор для совместной работы.Интерактивные порталы помогут обмениваться информацией и работать отовсюду, даже из дома. SharePoint – легко и без программирования. Теперь каждый сотрудник может:создать новый портал;провести опрос;автоматизировать процесс.Информацией в офисе владеют лишь несколько человек? Рутинные процессы не оставляют времени на клиентов? SharePoint предоставляет инструменты, информацию и готовое решение для эффективной работы каждому сотруднику. SharePoint экономит время, деньги и нервы.3. С SharePoint на Багамы!В этом видео нам предлагают почувствовать себя менеджером проекта Моникой, которая начинает новый проект. Происходит это по следующему сценарию. Она ищет членов команды, проводит собрания, начинается обмен сообщениями e-mail. Через некоторое время появляется несколько важных документов. Эти документы начинают пускать по кругу. За несколько недель собирается несколько сотен сообщений e-mail и важных телефонных звонков. Становится очевидным следующее: Люди чувствуют себя неосведомленными. Почта каждого сотрудника наполняется разными версиями одних и тех же документов. Моника никогда не уверена, конечная ли у нее версия. Менеджер проекта не может увидеть полную диаграмму выполнения проекта. Разные части хранятся на разных компьютерах. Каждый участник команды располагает разной информацией, в зависимости от того, с кем он разговаривал. Даже если один проект воздействовует на другие, нет возможности наладить между ними связь. Они – как изолированные острова. Приходится тратить драгоценное время, пытаясь напрямую связываться с руководителями проектов, чтобы держать их в курсе событий.Лучше всего в таких ситуациях делать рассылку. Но это не единственный путь решения проблемы.Инструменты, такие как SharePoint устраняют проблемы сотрудничества и делают выполнение ранее сложных задач простым.Для сравнения представьте следующий сценарий. Моника создает новый проект и ей нужно сформировать команду. В этот раз она создает интерактивную страницу проекта – новый сайт SharePoint. Теперь можна воспользоваться его преимуществами: SharePoint помогает быстро сформировать команду. Для этого Моника использует поиск, где определяет потенциальных членов команды по их специализации. Всего за несколько минут она находит двух графических дизайнеров компании и связывается с ними. Когда команда сформирована, сотрудники могут создать свои блоги. Общие интересы и личное общение помогают построить крепкую основу команды. Теперь можно не беспокоиться о согласовании версий документов. SharePoint становится ресурсом всего, что связано с проектом. Все документы хранятся в SharePoint в единственной версии. То же самое касается календаря, который является общим для всей команды. Поэтому никому не приходится догадываться о времени собраний и личных встреч, поскольку они заранее определены и внесены в календарь. Когда нужно будет готовить презентацию, вместо того, чтобы начинать это дело с нуля, Моника может поискать в SharePoint документы по другим проектам. Это значительно поможет начать подготовку. То же самое касается существующих баз данных и документооборота. SharePoint подключают к системе, так что Моника и ее команда имеют доступ к информации по продажам, инвентарю и клиентской информации. Теперь она может видеть людей, документы и другую информацию, которые раньше были изолированными островами в большом океане. SharePoint создает дом, который не только соединяет эти острова, но и позволяет команде видеть общую картину проекта.Воспоминания Моники о работе без SharePoint все еще свежи. Но сейчас она уже задумывается о новых проектах, отдыхая на настоящем острове и наслаждаясь результатами эффективной работы с SharePoint.Выводы«Прогресс – это движение по кругу, но все более быстрое» – это слова Л. Левинсона. Ускоряя процесс выполнения работы, мы непременно движемся к прогрессу. Не теряйте времени на выполнение задач, которые можно сделать быстрее и качественнее с помощью SharePoint. Пусть организация Вашей работы радует Вас так же, как нас с вами порадовали эти веселые видео.