7 ошибок при создании корпоративного портала

За построение корпоративного портала компании, конечно же, отвечает специально нанятый для этого поставщик-внедренец. Но без участия руководства и ответственных за проект внутри предприятия успех невозможен. Зачастую, полноценно вовлечься в проект специалистам со стороны заказчика мешает незнание методик и лучших практик создания и разворачивания корпоративных порталов. В данной статье я приведу 7 типичных ошибок, которых следует избегать в процессе строительства Интранет-портала вашей компании.

1. Отсутствие целей и плана работ

Без сомнения, у вас есть цель – создать корпоративный портал. Когда же вы поймете, что вот он, наконец создан и готов к работе? По каким критериям будете измерять успешность проекта? Цели должны быть измеримыми, привязанными к срокам и выполнимыми в рамках отведенного времени. Пример – сократить затраты на бумагу и расходные материалы на 10% к концу IV квартала, автоматизировать процесс оформления новых сотрудников в отделе кадров к началу марта и т.п. Определившись с целями и сроками, необходимо перейти к планированию действий по совместной работе с поставщиком портального решения. Ваш план должен согласовываться с планом работ в техническом задании. Без слаженных действий с внедренцами вы рискуете получить совсем не то, что ожидали.

2. Нечеткие требования

Кто будет пользоваться порталом? Какие задачи пользователей он должен решать? Если вы сами не до конца понимаете, что нужно вам от корпоративного портала, это не под силу и специалистам со стороны. Проведите сбор требований к системе собственными силами. Таким образом вы сэкономите на работе поставщиков, ускорите процесс запуска, сможете более осознанно оценить результаты и добиться поставленных целей.

3. Нет руководств для пользователей и администраторов портала

Если правила работы с порталом нигде у вас не прописаны, есть два варианта развития событий. Первый вариант: вы становитесь стабильным источником доходов для компаний, которые обучают ваших сотрудников использованию и аминистрированию портала. Второй — портал изучается «методом Клика» и используется приблизительно на 20% своих возможностей. Help-документация — большой помощник в освоении новой программной системы, и ее подготовка — обязательный шаг на пути к успешному созданию корпоративного портала.

4. А где план B?

Что случится если полноценно запущенный корпоративный портал вдруг упадет? Авось все обойдется? Очень важно иметь резервный план еще перед развертыванием системы. Он должен определять мероприятия по резервному копированию и восстановлению данных, быстрому возобновлению работы портала. Таким образом вы в разы сокращаете финансовые потери, к которым может привести отказ внутреннего информационного портала предприятия.

5. Недотестировали…

Тестирование — одна из самых ответственных задач принимающей стороны. Ошибка, не отловленная на начальных этапах запуска любой информационной системы, стоит значительно дешевле той, что проявила себя во время активного использования ПО. Откройте техническое задание и тщательно проверьте полученный корпоративный портал на соответствие всем требованиям в этом документе.

6. Нет информационной стратегии

Какова информационная архитектура вашего корпоративного портала? Какую информацию, в каком объеме и формате вы планируете там размещать? Как вы будете поддерживать актуальность содержимого, расширять информационный охват ресурса? Все эти вопросы должны иметь четкие ответы, потому что информация и её качество — первая ценность корпоративного портала.

7. Корпоративный портал решит абсолютно все ваши проблемы.

Нет! Ни одна программная система не способна на это. Действительно, такие портальные платформы как Microsoft SharePoint, можно применить к широкому спектру задач. Однако, внедрение портала предполагает его затачивание под строго определенные нужды конкретной компании. Вот, к слову, ещё один аргумент в пользу продуманного и ответственного составления требований к вашей портальной системе.