Системы для организации и управления совместной работой на предприятии - обзор

Организация совместной работы сотрудников и отделов предприятия при помощи решений для совместной работы. Средства, инструменты и технологии совместной работы.

2015. Staply - комбинация мессенджера и блокнота для совместной работы


Создатели нового сервиса Staply говорят, что существующие облачные хранилища, мессенджеры, корпоративные блокноты - удобны только для хранение определенного типа информации (только сообщения или только файлы или только текст). Поэтому, собирать какие-то данные по определенной задаче или проекту вместе - неудобно. Staply предлагает новый вид интерфейса - смесь совместного блокнота и мессенджера. И в нем также можно хранить файлы. Вы можете создать блокнот под любой проект или задачу, и в нем сотрудники будут общаться и хранить нужную информацию. Интерфейс блокнота разделен на две части - слева сообщения, справа файлы и другие объекты (ссылки, адреса). Работать с сервисом можно с любого устройства. Staply предлагает бесплатную версию без лимита на количество пользователей и объем облачного хранилища. Платная версия, которая добавляет управление правами доступа и другие меры безопасности - стоит 1490 руб/мес. ***


2015. ONLYOFFICE добавил возможность корпоративного брендинга


Вышло обновление облачного офиса для совместной работы ONLYOFFICE, в котором разработчики расширили опции настроек, и теперь компании могут использовать сервис под собственным брендом. Т.е. можно вставить свой логотип вместо логотипа ONLYOFFICE. Появились и другие возможности. Так, например, если вам необходимо отследить изменения, ранее внесенные вами или вашими коллегами в файл, или узнать, кто внес те или иные поправки, воспользуйтесь новой функцией "Журнал версий". Кроме того, появилась функция печати писем, благодаря которой можно распечатывать как отдельные сообщения, так и целые цепочки писем.


2015. В Webasyst появились виджеты, лента событий и новая панель управления


В сервисе для совместной работы Webasyst произошло большое летнее обновление.  Появилась новая панель управления (главная страница), которая объединит в себе самую важную информацию из установленных приложений и покажет, что происходит в вашем аккаунте. Каждый пользователь сможет самостоятельно расположить виджеты на своей персональной панели управления и будет видеть только ту информацию, к которой у него есть доступ. Единая лента событий аккаунта покажет все события, которые происходят в вашем Webasyst: какой сотрудник что сделал, какие новые блог-посты опубликованы, какие фотографии добавлены, какие заказы оформлены, кто зарегистрировался на сайте и т.д.


2015. В Pyrus обновился дизайн, появились повторяющиеся задачи


Обновился сервис для совместной работы Pyrus. Существенным улучшениям подверглись как дизайн веб интерфейса системы, так и ее функциональность (от появления повторяющихся задач, до усовершенствования этапов согласования форм).  Новый дизайн улучшил визуальное восприятие и удобство использования Pyrus, а также обеспечил реализацию нескольких полезных нововведений. Теперь при создании новой задачи можно задать ее периодичность (от ежедневной до ежегодной) и интервал времени на котором будет происходить повтор.  С появлением повторяющихся задач в Pyrus стало намного легче контролировать рутинные бизнес-процессы — от регулярных встреч, до периодической отчетности. Еще одним нововведением стала возможность добавить автора в цепочку согласования форм. Это может быть нужно, если автор должен принять результаты работы, или быть проинформирован о результатах согласования.


2014. Worksection интегрировали с Google Drive


Сервис для управления проектами и совместной работы Worksection теперь можно подключить к аккаунту Google Drive. Создавать текстовые документы, таблицы и презентации теперь можно прямо в Worksection. Эта опция присутствует везде, где есть возможность прикреплять файлы (к сообщениям, задачам, а также к проектам). Редактирование будет доступно всем сотрудникам, имеющим доступ к данному файлу (задаче или подзадаче с файлом). Кроме этого, все они смогут редактировать документ одновременно и видеть историю изменений. Также можно запретить редактирование документов с помощью специального переключателя.


2014. Cisco и еще 5 лидеров рынка Unified Collaboration


Крупные западные компании уже настолько обнаглели, что хотят все и сразу - чтоб им продали такое решение, которое бы автоматизировало и совместную работу, и социальное взаимодействие, и коммуникации сотрудников. И чтоб ничего не нужно было интегрировать. Поэтому вендоры придумали новый термин "Unified Collaboration" и продают теперь свои решения под таким соусом. Конечно, систему такого класса может построить не каждый ИТ гигант. Им приходится даже объединяться. В частности провайдер унифицированных коммуникаций Cisco на днях заключил партнерство с разработчиком корпоративных социальных сетей Jive и объявил, что теперь в его арсенале лучшее решение на рынке. Однако, эксперты отмечают, что у Cisco есть 5 сильных конкурентов: Microsoft (Yammer + Lync), IBM (IBM Connections + IBM Sametime), Citrix (GoToMeeting + Podio), Siemens (Unify + Ansible), Salesforce (Chatter + DimDim). Правда, последние два вендора - на данный момент только потенциальные, т.к. их UC решения еще не совсем готовы. ***


2014. Портал EXXO.ru стал удобнее и быстрее


Вышла в свет новая версия программы для организации совместной работы в интранете EXXO.ru 2.6. Основной упор был сделан на повышение удобства пользования: упростился поиск сотрудников, поменялась форма представления результатов поиска, у сотрудника добавилась возможность самому менять свою фотографию, существенно упростилось управление ролями сотрудников. В справочниках появился раздел компетенции, позволяющий проводить рейтинговую оценку сотрудников. В блоке фотоальбомы изменился алгоритм сжатия загружаемых фотографий, что позволило существенно улучшить качество получаемых изображений. Появились дополнительные настройки, позволяющие регулировать размер изображений. Карточка фотографии получила функцию навигации по альбому. Изменились функции массовой загрузки фотографий и файлов. Теперь можно сохранять метаданные ко всем изображениям и файлам. За счет оптимизации загрузки изображений удалось значительно увеличить скорость открытия многих страниц портала.


2014. 37signals переименуются в Basecamp и заморозят свои остальные сервисы


Компания 37Signals - один из пионеров SaaS рынка. В 2004 году они выпустили сервис для управления проектами Basecamp, который остается одним из самых популярных в этой категории и по сей день. На сегодня им пользуются 15 млн живых пользователей. Многие считают Basecamp эталоном дизайна web-приложений. Но кроме Basecamp все еще знают директора 37Signals - Джейсона Фрида. Он - автор книг об организации работы Getting Real и ReWork. Он - фанат малого бизнеса и стартаперского духа. Не смотря на большой успех Basecamp он сумел сохранить компанию в формате стартапа (сейчас в ней работают всего 43 человека). Джейсону даже пришлось отпугивать новых клиентов, чтобы сдержать рост. А сейчас он придумал новую фишку - свернуть разработку всех остальных продуктов компании (CRM системы Highrise, чата Campfire, таск-менеджера Ta-Da List, вики Writeboard, органайзера Backpack) и сосредоточиться исключительно на Basecamp. ***


2013. Корпоративный онлайн-органайзер TimeMaster добавил Email/SMS уведомления


Теперь вести совместные проекты в TimeMaster стало еще проще и удобнее - появилась возможность настроить отправку уведомлений себе на е-mail или смс по выбранным категориям, например, когда Вам поставили задачу или пометили ее выполненной, когда задача была изменена, отправлена на доработку или отклонена. Там же Вы можете настроить способ получения уведомления (смс или email) по каждому отдельно взятому случаю.Принимать или отклонять задачу, а также скачивать файлы теперь можно прямо из письма лишь одним нажатием кнопки. Разработчики рекомендуют подписаться на почту по всем категориям, а по самым важным - на смс. Отписаться Вы сможете в любой момент времени.


2013. Обновление Unicloud Business 365: интегрирация с email, мобильный доступ, VoIP


Онлайн система для совместной работы и документооборота Unicloud Business 365 выкатила 3 полезных обновления. Первое - это возможность подключить свой почтовый ящик и читать почту прямо в Unicloud Business 365. В частности, это дает возможность превращать письма в поручения и задачи-напоминания. Кроме того, вся переписка автоматически привязывается к карточкам клиентов в CRM-блоке, а сами письма отображаются в виде цепочек. Второе новшество - мобильное приложение Unicloud Business 365 для iPhone, которое позволяет без активного подключения к интернету (в режиме offline) работать с задачами, проектами и общаться с коллегами. При подключении к интернету такое приложение автоматически синхронизирует все изменения с сервером.


2013. VMware продала Zimbra и SlideRocket


Видимо, Аарон Леви оказался прав. С развитием SaaS технологий в сфере корпоративного ПО теперь уже не выгодно покупать все приложения от одного вендора (а вендорам не выгодно собирать полные стеки корпоративных приложений). Компания VMWare последние пару лет пыталась скупить себе стек корпоративного ПО, а вот теперь распродает его, чтобы сосредоточиться на том, в чем они действительно хороши - на системах виртуализации. В марте VMWare продала сервис онлайн презентаций SlideRocket американской компании ClearSlide, которая специализируется на ИТ-продуктах для продажников, а сегодня продала систему совместной работы Zimbra разработчику решений для создания бизнес-сообществ Telligent. Напомним, WMWare купила Zimbra у Yahoo! в 2010 году. На видео - последний вдохновляющий рассказ VMWare о том, что такое Zimbra. ***


2013. Box стал крутым. Предлагает 50 Гб бесплатно навсегда


Сервис для совместной работы над файлами Box еще недавно был стартапом. А теперь они корешуют с ИТ-гигантами. Недавно IBM и Oracle не поленились и интегрировали свои продукты IBM Connections и Oracle Fusion Applications (соответственно) с облачным хранилищем Box. А теперь Box договорился с Dell и проводит совместную и странную акцию - все желающие могут получить 50 Гб дискового пространства бесплатно при условии ... Ладно, без всяких условий, просто так. И не обязательно иметь или покупать компьютер Dell. А руководитель корпоративного направления Box, Уитни Боукс (на фото) вообще недавно сказала, что облачное хранение и синхронизация файлов должны быть бесплатными, и Box не собирается на этом зарабатывать. Теперь их главный фокус - организация совместной работы. ***


2012. Jive купила Producteev и Meetings.io. Как нужно приветствовать новых сотрудников


Если б вы хотели прямо сейчас стать гигантом рынка систем для совместной работы, вам было бы необходимо предоставить клиентам следующие инструменты: социальный интранет, систему синхронизации файлов (аля Dropbox), систему управления задачами/проектами, Email и систему видеосвязи/веб-конференций. До сих пор компания Jive была возможно лучшим провайдером социального интранета и как-то решала вопросы синхронизации файлов за счет тесной дружбы с Box. Однако, настала пора двигаться дальше и догонять Microsoft и Salesforce, которые не стесняясь покупают стартапы, чтобы закрыть пробелы в своем наборе приложений для совместной работы. Сегодня Jive объявила о покупке сразу двух очень хороших стартапов - сервиса для управления задачами Producteev и сервиса для онлайн встреч Meetings.io. ***


2012. Аарон Леви танцует Gangnam Style на BoxWorks. Новая версия Box


После фееричной конференции Dreamforce прошла еще одна большая конференция Oracle Open World. Но на этот раз Ларри Эллисон не дал нам ни одного интересного повода для новости. Вывод: не покупайте ничего у Oracle, они какие-то скучные. Зато конференция BoxWorks, которая состоялась на днях в Сан Франциско, по интересности, пожалуй, ничем не уступала сейлфорсовской, а директор Box Аарон Леви - шоумен, ничем не хуже Марка Беньоффа. Например, во время своей вступительной речи он станцевал Gangnam Style (фото). А основатель Twitter Джек Дорси называет Леви своим любимым предпринимателем и самым смешным CEO на корпоративном рынке. Но Box делает не только шоу, но и бизнес. По последним данным, сервисом Box пользуются уже 92% компаний из Fortune 500, и 14 млн пользователей всего. ***


2012. Unicloud Business 365 - красивая система совместной работы + электронный документооборт


Время от времени в Сколково не только отмываются деньги, но и создаются интересные и перспективные стартапы. Один из них - сервис для совместной работы и электронного документооборота Unicloud Business 365. Во-первых, почему в названии эта знакомая цифра 365? Судя по всему, никакой интеграции сервиса с Office 365 пока нет. Просто компания Юниклауд Лабс является ресселером майкрософтовского онлайн офиса и для унификации использовала лейбл 365 и для своего сервиса. Чем интересен Unicloud Business 365? Сервис позволяет совместно работать над задачами и проектами как с сотрудниками компании, так и с внешними контрагентами. В нем есть форум, база контактов, сделки и хранилище документов. Первая фишка сервиса - это пользовательский интерфейс. Он удобный, красивый, безумно-простой и просто-волшебный  (по крайней мере, так говорят люди в ролике). В нем используется технология слоев, подобно как в последней версии Basecamp. ***


2012. "Реальные Менеджеры": Мегаплан снимает сериал


Мегаплан порадовал интересной идеей снять сериал о жизни в офисе и о том, как система совместной работы может эту жизнь улучшить. Уже отснято 5 серий первого сезона. После просмотра каждой серии появляется ссылка на следующую. Согласитесь, такую рекламу смотреть гораздо интересней и можно даже запустить на ТНТ. ***


2012. Kerio Workspace 2.0: бесплатная версия, синхронизация файлов, задачи и Outlook


Компания Kerio (известная прежде всего своим почтовым сервером) выпустила большое обновление своей интранет системы для совместной работы Kerio Workspace 2.0. Хотя этот продукт пока не очень известен у нас в стране - у него есть все шансы стать популярным. Во-первых, Kerio Workspace - довольно удобная система. Во-вторых, в ней есть русский интерфейс. В-третьих, у Kerio в России много партнеров, у которых можно купить систему, или взять в аренду как онлайн сервис. И в-четвертых, теперь в Kerio Workspace есть бесплатная версия, не ограниченная по функциональности и по количеству пользователей. Ограничен только объем дискового пространства - до 10 Гб. Эту версию можно скачать и установить на собственный сервер (Win, Mac, Linux). Помимо бесплатной версии в Kerio Workspace 2.0 обновился интерфейс и появилось довольно много новых фич. ***


2011. General Motors переходит на Google Apps


По последней инсайдерской информации компания GM таки намеренна сменить свою нынешнюю систему для совместной работы Lotus Notes на Google Apps. Речь идет о 100 тыс рабочих мест. Впервые эта информация всплыла в начале месяца - тогда Wall Street Journal сообщил, что Google и General Motors подписали предварительное соглашение, по которому GM протестирует Google Apps, а Google должен удовлетворить какие-то дополнительные требования GM. Правда, официального заявления от GM до сих пор нет, и может и не будет. Если все будет нормально, то Google обновит свой личный рекорд по размеру SaaS проекта. До сих пор самым крупным пользователем Google Apps был производитель авто-комплектующих Valeo - 30 тыс. пользователей. И конечно, это большая победа для всего SaaS рынка. Непонятно только, какие дополнительные требования предъявила GM к Google Apps. Не станет ли Google преобразовывать сервис в угоду крупному бизнесу и в ущерб малому? ***


2011. Alfresco выпустила систему совместной работы для малого бизнеса


Система управления контентом Alfresco получила довольно широкое распространение у нас в стране благодаря дешевизне и наличию бесплатной open-source версии. Но все таки это довольно сложное решение и для малых бизнесов оно не годилось. Теперь Alfresco решила исправить этот недостаток и выпустила решение Alfresco Team, которое предназначено для совместной работы (с контентом) на уровне отделов и малых компаний. Оно напоминает Sharepoint Team Site или Box.net, только по сравнению с ними - более функционально и дешево. Пользователи могут создавать сайты (рабочие пространства) со страничками разных форматов - файлохранилище, календарь, wiki, список задач, блог, форум.  Функциональность Alfteso Team включает социальные инструменты (комментарии, рейтинги, лайки), ленты обновлений, web-просмотрщик (который позволяет просматривать даже видео и аудио файлы), мобильные версии для iPhone и iPad, workflow-движок (реализованный на Alfresco BPM), конвертер документов (например doc -> pdf). ***


2011. SAP интегрировал StreamWork с Google Docs


SaaS сервис для коллективного принятия решений SAP StreamWork предполагает активное использование документов в процессе совместной работы. Поэтому интеграция с различными хранилищами документов - для него очень важна. Ранее SteamWork уже интегрировали с Box.net и сервисом заметок Evernote. Теперь, по многочисленным пожеланиям трудящихся, добавили возможность открывать и редактировать документы из Google Docs. Обновление документов будет происходить в обе стороны. При внесения изменений в Google Docs документы будут обновляться в SAP StreamWork и наоборот.  Кроме того, разработчики SAP StreamWork реализовали  возможность быстро находить экспертов и связываться с сотрудниками внутри компании – новая кнопка People в верхней части окна SAP. StreamWork помогает искать людей в сети и связываться с теми, кто может поделиться идеями и информацией либо другим способом повысить ценность проекта или процесса принятия решений.


2010. Корпоративный портал и совместная работа


За счет средств совместной работы корпоративный портал может повысить эффективность любой, даже небольшой компании, а при наличии удаленных сотрудников ему нет альтернативы. Кроме того, в небольших компаниях корпоративный портал, как правило, охватывает относительно больше работ, сроки его создания и внедрения существенно меньше, а экономический эффект достигается много раньше.


2010. Google Wave станет инсталлируемой системой. Все еще может убить Email


Google опубликовал свой дальнейший план относительно Google Wave. И этот план вселяет такой-же оптимизм, какой был после самой первой презентации этого революционного продукта. Компания собирается выпустить коробочную open-source версию Wave in a Box, которую можно будет установить на собственный сервер. Эта версия будет включать в себя базовую функциональность сервиса Google Wave и будет поддерживать все, что нужно для разработчиков - гаджеты, роботы и API для доступа к данным. Таким образом, вместо единого SaaS сервиса мы будем иметь большое количество корпоративных Wave серверов, которые смогут свободно обмениваться данными через открытый Wave-протокол. А дальнейшая разработка и развитие Wave будет осуществляться самими компаниями-пользователями. Возможно, именно такая стратегия имеет больше шансов для достижения главной цели Google Wave - уничтожения электронной почты. ***


2010. Teamly вносит ясность в совместную работу


Казалось бы, что нового можно придумать в онлайн органайзере? Сотрудники ставят задачи себе и друг другу, а потом контролируют их выполнение. Все просто и логично. Но на практике с такими классическими органайзерами возникает ряд проблем:1. Не всем сотрудникам нравится именно такой сервис для планирования своих задач (например многие предпочитают просто notepad) и они тратят на него время только для того, чтоб удовлетворить начальство2. Сотрудники создают в сервисе кучу задач и потом, смотря на этот список, долго думают, с чего начать, каким задачам уделить больше внимания... а потом просто идут пить кофе3. Менеджер смотрит на километровые таск-листы сотрудников и не понимает, насколько быстро продвигается проект. В лучшем случае он может судить об эффективности сотрудников по количеству решенных задач.Стартап Teamly решает эти проблемы очень просто. ***


2010. Гугл прекращает развитие Google Wave


Сегодня Google объявил о том, что прекращает дальнейшую разработку своего революционного сервиса для совместной работы Google Wave. Официальная причина - "сервис не получил того распространения, на которое компания расчитывала". Напомним, два месяца назад Google Wave открыли для всех желающих и приняли в состав Google Apps, но, видимо желающих оказалось не так уж много. Google Wave продолжит свое существование, но в будущем может быть закрыт - т.е. сервис переходит примерно в то же состояние, что и Google Notebook (хотя пока с возможностью регистрации новых пользователей). Для тех, кто использует сервис, Google планирует открыть код основных модулей (чтобы можно было восстановить основную функциональность системы на собственном сервере) и предоставить инструменты для миграции данных из Google Wave. Ну а теперь - о том, почему такое произошло с сервисом, который должен был изменить мир: ***


2010. RULE.fm - пусть Apple заплачет от зависти


Вот еще один пример того, что бизнес-приложения становятся сексуальными. Создатели RULE.fm - нового стартапа для управления проектами и совместной работы - были настолько недовольны существующими решениями в этой сфере (Basecamp, Zoho), что решили не выходить из своего гаража, пока не сделают сервис, который  заставит даже Apple заплакать от зависти. Они подумали, как бы выглядела система совместной работы, если б ее созданием серьезно увлекся Стив Джобс - и что-то подобное у них и получилось. RULE.fm призван превратить работу сотрудников в удовольствие - сделать рабочее пространство простым, понятным и красивым. Кроме того, сервис задумывался как единая система для бизнеса, в которой есть все, что необходимо: почта, контакты, календарь, задачи, файлохранилище, wiki, проекты, CRM, форум, микроблоги, финансовый учет. Ниже находится "трейлер" проекта: ***


2010. Удаленная работа: Для кого? Как реализовать?


Удаленная работа сотрудников (телеработа) – перспективная и неосвоенная пока в Украине бизнес-практика. После подробного описания экономических выгод перевода части работы в удаленный режим, я остановлюсь на вопросах: каким компаниям это подходит, и как успешно превратить часть коллектива в телеработников.


2010. Удаленная работа. Часть I: В чем выгоды для бизнеса?


Данное явление экономит IBM 50 млн. долл. на аренде и увеличивает продуктивность работников на 15%. Оно очень эффективно в борьбе с топливным кризисом, опозданиями на работу и текучкой кадров. Удаленная работа и гибкий рабочий график для постоянных сотрудников – в Украине пока экзотическая бизнес-идея, которая может стать успешной стратегией предприятия любых размеров. Реализовать ее не так уж сложно.


2010. Salesforce Chatter выходит из бэты, добавляет новые фичи


Salesforce Chatter, корпоративная социальная платформа, которую Марк Беньофф позиционирует как альтернативу Sharepoint, стала доступна всем желающим (уже примерно год ей могли пользоваться только несколько тысяч избранных клиентов Salesforce). Вместе с официальным релизом Chatter получил несколько новых фич, наиболее важная из которых - возможность создавать публичные и приватные группы для совместной работы. Salesforce Chatter теперь доступен бесплатно для всех (платящих) пользователей Salesforce Sales Cloud и платформы Force.com. А без всяких довесков Chatter стоит $15/мес за пользователя. Напомним, что Chatter также может быть использован в качестве системы совместной работы любыми приложениями, разработанными на платформе Force.com.


2010. Teamwox интегрировали с 1С


В новой версии web-системы для совместной работы и управления проектами Teamwox доступна предварительная версия агента синхронизации данных между TeamWox и продуктами 1С (TeamWox 1С Sync). Использование агента позволяет синхронизировать с 1С 8.1 полный список клиентов, поставщиков, контактную информацию. Новая информация, которая поступила от менеджера о потенциальном клиенте или о новом клиенте, который осуществил платеж по счету, будет доступна всем сотрудникам компании вне зависимости от ПО, которое они используют на рабочем месте. Возможность импортировать список сотрудников компании из 1C в TeamWox позволяет после установки сервера TeamWox быстро, без лишних затрат времени выстроить структуру компании в системе групповой работы и начать использовать ее всеми сотрудникам компании.


2010. Google Wave приняли в Google Apps

Довольно тихо (совсем не так, как при старте бета-тестирования) революционный сервис Google Wave открыли для всех желающих и добавили в состав бизнес-пакета Google Apps. Интерес к Google Wave угасал с момента релиза этого сервиса (около года назад). Причиной этого прежде всего являлась сложность и непонятность Google Wave по сравнению с прямым конкурентом - электронной почтой (которой могут пользоваться даже бабушки). Кроме того, во время тестирования Google Wave довольно часто глючил и тормозил, что отпугивало даже гиков. Однако, сейчас руководитель проекта Ларс Расмуссен утверждает, что Google Wave готов к массовым нагрузкам и работает достаточно быстро и стабильно. Кроме того, разработчики УПРОСТИЛИ процесс добавления комментариев и поиска новых изменений в волне. Частично устранен также недостаток интеграции с email - теперь можно настраивать email-уведомления о различных изменениях (правда нельзя добавлять комментарии в обратном направлении - из email). ***